Vrijwilliger zijn bij De Foresters

Protocol voor het vrijwilligersbeleid

1. Inleiding

Net als bij vele andere verenigingen is het bij Sportvereniging De Foresters altijd weer een grote uitdaging om alle werkzaamheden verricht te krijgen. Dit heeft als gevolg dat de vele taken en activiteiten niet meer uitgevoerd dreigen te kunnen worden of dat er teveel druk komt te staan op de huidige vrijwilligers. Vrijwilligers zijn essentieel voor het functioneren van de vereniging. Denk eens in: geen bakkie meer in de pauze, want er zijn simpelweg niet genoeg kantinemedewerkers. Zo zijn er nog vele andere taken! Denk aan het verzorgen van het materiaal, coördinatoren, het trainen en/of (bege)leiden van een team, scheidsrechters, wedstrijdcoördinatoren, ontvangstdienst, onderhoudsmensen, maar ook het organiseren van verschillende zaken zoals de penaltybokaal, de pupil van de week, toernooien, enzovoort. Er is altijd wel iets dat bij u past.

Door het hanteren van de vrijwilligerstoeslag wordt verwacht dat er een prikkel uitgaat naar de leden om een vrijwilligerstaak op te pakken. Doordat we een sluitend administratiesysteem hanteren, zorgen we er bovendien voor dat iedereen zijn bijdrage levert, of dat nu in natura of in geld gebeurt, wel zo eerlijk!

Het aanmelden voor een vrijwilligerstaak of afkoop dient jaarlijks te gebeuren via de Voetbal.nl app. Zie hiervoor de handleiding “Handleiding Vrijwilligerstaken bij De Foresters”.

Mocht u vragen hebben over het vrijwilligersbeleid dan kunt u deze stellen via de mail: vrijwilligers@deforesters.nl.

2. Uitgangspunten

Ieder spelend lid of ouder/verzorger is verplicht om ongeveer 12 uur vrijwilligerswerk te verrichten. Bij roosterdiensten komt dit neer op 3 diensten.

Indien een lid of ouder ervoor kiest om geen vrijwilligerswerk voor Sportvereniging De Foresters te doen dan betaalt diegene bovenop de contributie een vrijwilligersvergoeding. De vergoedingen komen terecht in een vrijwilligersfonds, waaruit huur van personeel betaald wordt.

Voor jeugdleden t/m 17 jaar, behorend tot één gezin en wonend op één adres behoeft slechts 1x vrijwilligerswerk gedaan te worden of de vergoeding te worden betaald.

Voor alle overige leden van 18 jaar en ouder en óók behorende tot hetzelfde gezin dient ook per lid vrijwilligerswerk te worden gedaan of de vergoeding te worden betaald.

Ouders/verzorgers van de A-junioren kunnen de vrijwilligerstaakplicht, ook laten vervullen door hun zoon/dochter die als A-junior voetbalt. Stuur dan even een email naar vrijwilligers@deforesters.nl, dan zorgen we ervoor dat de registratie wordt aangepast.

3. Vrijstelling

Leden die als niet-spelend lid geregistreerd staan (hier vallen ook de kabouters onder) en ook geen voetballend lid in zijn/haar huishouden (zelfde adres) hebben, hoeven zich niet te registeren voor vrijwilligerswerk of voor de vergoeding.

4. Vrijwilligerstaken vs Teamtaken en Jeugdtaken

Sommige taken zijn zo vanzelfsprekend en worden prima binnen de teams opgepakt, dat we niet van apart vrijwilligerswerk spreken. Verwacht wordt dat deze taken binnen het team gedeeld en opgepakt worden door alle ouders/verzorgers of spelers onafhankelijk van de op zich genomen vrijwilligerstaak of vergoeding.

Hieronder valt onder andere het vervoeren van spelers naar uitwedstrijden, het vlaggen bij wedstrijden, het wassen van de teamkleding, het uitzetten van het veld, neerzetten van de doelen, maar ook de extra taken die nodig zijn bij evenementen zoals kantinedienst en schoonmaken, zaaldienst, begeleiden van het team bij jeugdkamp.

Ook voor een aantal jeugd”taken” geldt dat deze niet onder de vrijwilligerstaakplicht vallen. Voor de ontwikkeling van de spelers vindt Sportvereniging De Foresters het belangrijk dat spelers vanaf de D-pupillen, een aantal taken op zich nemen. Het betreft dan voornamelijk het geven van training (hier staat een kleine vergoeding tegenover) en het fluiten van wedstrijden bij jongere jeugdteams. Daarnaast kan er ook bij toernooien of andere evenementen gevraagd worden een taak op te pakken. Een voorbeeld hiervan is het begeleiden van een team bij het hotdog toernooi.

5. Hoogte van de vrijwilligersvergoeding

De vrijwilligersvergoeding bedraagt voor Jeugd en Senioren € 100,00 per seizoen.

Indien een lid tijdens het seizoen tot de conclusie komt dat hij of zij niet de verplichte uren aan vrijwilligerswerk kan verrichten of niet komt opdagen bij vrijwilligerswerk dan zal de penningmeester de vrijwilligersvergoeding naar rato (uitgaande van 12 punten) factureren.

6. Opgave

Leden dienen voor 1 oktober van het lopende seizoen op te geven of zij vrijwilligerswerk gaan doen of dat ze de vrijwilligersvergoeding betalen. De opgave dient te gebeuren via de Voetbal.nl app of door een mail te sturen naar vrijwilligers@deforesters.nl. Aan het begin van het seizoen worden de beschikbare taken zichtbaar gemaakt in de app.

In de app kunnen voorkeurstaken worden opgegeven. Voorkeuren van het vorige seizoen blijven zichtbaar. Aan de hand van de aangevinkte taken, wordt u benaderd door de taakbeheerder voor een verdeling van de taken. De beschikbare roosterdiensten worden in de app beschikbaar gemaakt om op in te schrijven.

De verantwoordelijkheid voor het vervullen van het verplichte aantal punten, ligt bij het lid/ouder/verzorger zelf. Het is belangrijk dat u de Voetbal.nl app juist geïnstalleerd heeft en dat bekend is wat voor taak u wil doen en/of u zich inschrijft op beschikbare roostertaken. De punten die nog open staan aan het einde van het seizoen worden verrekend!

Indien u problemen ondervind bij het gebruik van de app, wordt er van u verwacht dat u dit meldt door een email te sturen naar vrijwilligers@deforesters.nl.

Het kan voorkomen dat er gedurende het seizoen wijzigingen optreden ten opzichte van de registratie, bijvoorbeeld omdat er aangegeven was dat er afgekocht wordt, maar er toch een taak is opgepakt of andersom. Er wordt van u verwacht dat ook dit via de Voetbal.nl app of mail gemeld wordt. Dan kan de registratie aangepast worden. Dit voorkomt weer een hoop communicatie achteraf. Eventuele verrekening met de vrijwilligersvergoeding volgt dan uiteraard.

Zie voor de handleiding: “Handleiding Vrijwilligerstaken bij De Foresters”.

7. Roosterdiensten

De roosterdiensten kunnen middels de Voetbal.nl app zelf ingepland worden. U kunt zich inschrijven op een datum/tijd. Ruilen en wisselen kan ook hierin geregeld. Zie hiervoor de handleiding “Handleiding Vrijwilligerstaken bij De Foresters”.

In de app kunt u altijd zien wanneer uw roosterdienst gepland staat. U ontvangt hiervan ook een remindermail.

8. Rekening en verantwoording

Op de algemene ledenvergadering van Sportvereniging De Foresters, waar het jaarverslag wordt gepresenteerd, zal de penningmeester verslag doen van de baten en lasten van het vrijwilligersfonds. Het vrijwilligersfonds maakt deel uit van de begroting van Sportvereniging De Foresters. De ontvangen gelden worden besteed aan taken  waarvoor geen, of onvoldoende, vrijwilligers beschikbaar zijn..

9. Onvoorzien

De statuten en het huishoudelijk reglement van Sportvereniging De Foresters zijn van toepassing en daar waar dit protocol niet in voorziet beslist het bestuur van Sportvereniging De Foresters.

10. Tot slot

Er bestaat een groot misverstand over het doen van vrijwilligerswerk bij De Foresters, namelijk dat dit alleen mogelijk is door het draaien van een kantinedienst of het schoonmaken van de kleedkamers.

Maar zoals in de inleiding al genoemd, is er veel meer te doen. Denk aan het verzorgen van het materiaal, coördinator zijn, het trainen en/of (bege)leiden van een team, scheidsrechters worden, wedstrijdcoördinator zijn, ontvangstdienst draaien, onderhoudsdienst, maar ook het organiseren van verschillende zaken zoals de penaltybokaal, de pupil van de week, toernooien, enzovoort.

Het leukst is natuurlijk om iets te doen waar u goed in bent en waar u misschien ervaring mee hebt vanuit werk of hobby. Het gaat dan makkelijker en met meer plezier.

Want dat staat voorop, met plezier samen bouwen aan een nog mooiere vereniging!